社内での役割分担

自社担当者・ウォッチ・コメント・タスクの使い分けと、社内で案件と外注を分担して進めるときの決め方をまとめています。

社内の複数のメンバーで案件と外注を進めるときは、「誰が責任を持つか」「誰が動きを追うか」「何を誰がいつまでにやるか」を、LEAPFLOG案件管理の次の4つの機能で分けて表します。

メンバーの招待は「メンバーを招待する」、担当者の設定の手順は「社内メンバーと一緒に利用する」をご覧ください。

自社担当者: 責任を持つ人を1人決める

案件・外注ごとに、自社担当者を1人決めます。案件登録・外注登録のときに選ぶか、詳細画面の上部の自社担当者から変えます。

案件と、その案件から出した外注は、自社担当者を別の人にできます。たとえば、案件は顧客とやり取りする営業、外注は外注先とやり取りする購買の担当にします。

担当ではないものの、進み具合を知っておきたい案件・外注は、詳細画面の「ウォッチ」を選択してウォッチします。ウォッチすると、その案件・外注の更新がお知らせで届きます。

ウォッチは、自分の分だけを付け外しします。担当が変わったら、新しい担当者はウォッチしなくても自社担当者としてお知らせを受け取ります。

詳しくは「案件/外注をウォッチする」をご覧ください。

案件・外注についての連絡や相談は、メールや口頭で済ませずに、詳細画面のコメントに残します。後から担当になった人も、アクティビティログで経緯を追えます。

連携している案件・外注のコメント

顧客や外注先と連携している案件・外注のコメントは、連携先にも表示されます。コメントの入力欄の近くに「連携先にも表示されます」か「社内だけ（連携先には表示されません）」が表示されるので、書く前に確かめてください。連携先に見せたくない社内向けの内容は、案件・外注の「社内メモ」に書きます。

詳しくは「コメントをする」をご覧ください。

自社担当者のほかにも作業をする人がいるときは、案件・外注の「タスク」タブの「タスク登録」から、作業ごとにタスクを作り、担当者と期限を決めます。

連携している案件・外注では、タスクを「共有」にすると連携先にも表示されます。

立場	自社担当者	ウォッチ	タスク
営業	案件	自分の案件から出した外注	見積の作成・顧客への確認
購買・外注の管理	外注	外注を出した元の案件	外注先への依頼・納品の確認
製造・品質	（持たないこともある）	自分の工程に関わる案件・外注	加工・検査などの作業
管理者	（持たないこともある）	大口の案件・遅れている案件	―

期限の見落としを防ぐには、立場ごとに「期限の通知」のルールを分けて作ると便利です。設定の仕方は「毎日・毎週の確認の仕方」をご覧ください。